QuickBooks 2021: Peningkatan Fitur untuk Efisiensi Kerja dan Produktifitas

Walau dalam suasana pandemi, Intuit tetap merilis QuickBooks Desktop 2021 sesuai jadwal pada kuartal terakhir di tahun 2020 yang lalu. Setelah lebih 3 bulan dari tanggal rilisnya, kami dapat simpulkan bahwa QuickBooks 2021 dapat berfungsi secara baik sehingga menepis keraguan bahwa Intuit “memaksa” produk setengah jadi ke pengguna. Berikut beberapa fitur unggulan yang menjadi perhatian kami:

Automated Stateements

Email adalah salah satu sumber komunikasi utama hari ini. Tapi, mengirim email ke semua pelanggan bisa menjadi tugas yang menyita waktu. Oleh karena itu, proses ini menjadi lebih mudah oleh fitur ini yang tersedia di QuickBooks 2021. Fitur ini akan mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang masih tertunda. Dengan template yang berbeda untuk tujuan yang berbeda, otomatisasi membantu kita mengirim data yang dibutuhkan ke pelanggan yang dituju dengan cepat.

Bank feeds

Fitur ini masih hanya relevan untuk pengguna yang memiliki akun di bank-bank yang beroperasi di Amerika Serikat. Kami berharap Intuit dapat bekerjasama dengan TransferWise sehingga pengguna QuickBooks Desktop di luar Amerika Serikat (termasuk Indonesia) dapat memanfaatkan bank feed dari akun bisnis yang mereka miliki.

Dengan demikian sampai saat ini pengguna QuickBooks Desktop di Indonesia masih tetap memiliki 4 opsi untuk melakukan pencatatan terkait transaksi bank yaitu (i) Manual, (ii) Transaction Pro Desktop Importer, (iii) Saasant Desktop Importer, dan (iv) Moneythumb

Kami tidak yakin Intuit akan menyediakan bank feed untuk bank yang beroperasi di Indonesia, seperti yang mereka sedang jajaki pada fitur bank feed yang tersedia di QuickBooks Online Global version for Indonesia. Walau sampai saat ini terlihat status bank feed masih Beta, namun kita sudah bisa berharap fitur ini dapat berfungsi normal dan dinikmati tahun ini untuk pemilik akun bank seperti BCA dan bank BUMN (Mandiri, BNI, BRI, BTN).

Receipt management

Fitur ini berguna untuk memasukkan tanda terima atau tanda pembayaran yang kita keluarkan. Dengan menggunakan QuickBooks Desktop mobile app, pengguna secara cepat menjalan proses impor data dimana algoritma aplikasi dapat mengekstrak dan mengkategorisasi dengan mudah. Sayagnya fitur ini hanya tersedia di edisi QuickBooks Desktop Plus yang kami juga tidak rekomendasikan untuk pengguna di luar Amerika Serikat. Apabila pengguna membutuhkan fitur seperti ini, kami dapat memberikan rekomendasi aplikasi pihak ketiga yang dapat terinterasi dengan QuickBooks Desktop.

Data level permissions

Fitur ini merupakan peningkatan lanjutan dari fitur User Profile yang sudah tersedia. Pengguna dapat diberikan akses untuk melihat, mengubah, dan/atau menghapus data spesifik seperti pelanggan, vendor, dan lainnya. Fitur ini sangat berguna apabila file QuickBooks yang sama diakses oleh para pengguna dari berbagai lokasi kantor. Sebagai contoh, tim sales yang berlokasi di Jakarta tidak punya akses ke data pelanggan yang ditangani oleh tim Sales yang berlokasi di Surabaya, dan demikian sebaliknya. Fitur ini hanya tersedia di edisi Enterprise Platinum.

Customized payment receipts

Untuk para pelanggan kita bisa buat template secara mandiri untuk dokumen Invoice, Estimate, dan Statement. Namun apabila pelanggan membutuhkan payment receipt (bukti pembayaran), selama ini bentuk yang tersedia sangat sederhana. Dengan fitur baru ini kita dapat membuat template yang lebih baik sama seperti dokumen lainnya menggunakan Layout Designer.

Menhapus Sales Order sekaligus (QuickBooks Enterprise Accountant):

Fitur ini diharapkan dapat membantu akuntan untuk menghapus Sales Order secara sekaligus. Fitur ini hanya tersedia di edisi Enterprise Accountant. Fitur yang sama dapat kita dapaatkan di aplikasi deleter yang disediakan Transaction Pro Desktop Deleter dan Saasant Desktop Deleter.

Customer Groups

Berinteraksi dengan puluhan atau ratusan pelanggan secara pribadi bisa melelahkan. Oleh karena itu, untuk membuat proses ini efisien, fitur ini diperkenalkan Intuit. Kita dapat mengelompokkan

pelanggan berdasarkan properti tertentu, seperti lokasi, pembayaran, perwakilan penjualan, dan lainnya. Dengan membuat kelompok pelangggan, semua pelanggan dalam grup yang sama dapat dihubungi sekaligus, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.

Tagihan dalam format PDF

Biasanya kita mengirimkan tagihan dalam format PDF di lampiran email. Penerima email akan membuka lampiran PDF secara terpisah untuk melihat dan mengecek isinya. Dengan fitur ini file PDF dapat dilihat isinya secara cepat tanpa harus membukanya.

Advanced Inventory Improvements (QuickBooks Enterprise Platinum & Diamond)

* Informasi pada fitur barcode label harga yang lebih kaya

* Pilihan untuk menentukan Landing Cost untuk dimasukkan ke akun COGS atau akun Other current assets.

QuickBooks Desktop Tool Hub

Tool ini diperkenalkan pada tahun 2020 untuk menggantikan fitur QuickBooks File Doctor yang sudah dikenal sebelumnya oleh pengguna setia QuickBooks. Intuit memasukkan tautan untuk mengunduh tool ini dengan mudah di menu Help di dalam QuickBooks 2021 sehingga kita tidak perlu mencarinya secara mandiri di situs Intuit.

QuickBooks Tool Hub adalah satu perangkat di mana kita menemukan solusi untuk semua masalah terkait QuickBooks tentunya. Dengan teknik pemecahan masalah yang mudah digunakan, sebagian besar masalah dapat diperbaiki dalam waktu singkat, tanpa harus terpaksa mencari solusi secara terpisah.

Namun yang menjadi perhatian utama dari rilisnya QuickBooks 2021 adalah kebijakan kenaikan harga yang diterapkan Intuit. Walaupun Intuit memberikan opsi QuickBooks Desktop Pro Plus dan Premier Plus dengan harga yang menarik di tahun pertama dan kedua, kami tetap merekomendasikan QuickBooks Desktop Pro dan Premier untuk perusahaan di luar Amerika Serikat. Selain karena edisi non-Plus masih menerapkan kebijakan one-time license sehingga tidak ada kewajiban perpanjangan lisensi tahunan, perbedaan fitur yang ditawarkan tidak signifikan dan dapat digantikan dengan aplikasi pihak ketiga.

Silahkan hubungi kami melalui email info@fiatlux.co.id atau telepon (021) 29641427 untuk pertanyaan lainnya terkait QuickBooks.