Transaction Pro: Aplikasi pendukung migrasi dan penghapus data untuk QuickBooks
Sebagai salah satu aplikasi akuntansi yang memiliki pangsa pasar dominan di dunia khususnya di Amerika Serikat, banyak pihak pengembang (developer) yang membuat aplikasi buatannya mendukung dan terintegrasi otomatis dengan QuickBooks. Namun harus diakui untuk pengguna di Indonesia, kita masih belum menemukan aplikasi pihak ketiga buatan lokal yang mendukung QuickBooks.
Berikut beberapa kasus yang kami sering temui sampai saat ini:
Kasus #1 – Sebuah toko suvenir menggunakan beberapa POS (Point Of Sales) untuk melakukan transaksi dengan para pembeli. Karena membutuhkan pengolahan data keuangan yang lebih kompleks, pemilik toko memutuskan untuk menggunakan QuickBooks Desktop. Masalah mulai muncul karena proses pemasukkan data yang dilakukan secara manual ternyata sangat rentan dengan kesalahan. Proses verifikasi data pun membutuhkan waktu yang lama untuk mencari bagian yang memicu masalah. Untuk mengganti POS dengan solusi yang sudah terintegrasi otomatis dengan QuickBooks belum merupakan pilihan yang ideal. Namun untungnya POS yang digunakan ternyata dapat melakukan ekspor data menjadi format CSV untuk selanjutnya menggunakan Transaction Pro Importer agar dapat memasukkan data penjualan harian ke QuickBooks.
Kasus #2 – Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa keuangan memiliki beberapa rekening bank di Indonesia dan luar negeri. Selain itu mereka juga menggunakan aplikasi penggajian dan perpajakan untuk pengelolaan secara harian. Mereka telah menggunakan fitur feed dari bank di luar negeri yang tersedia di QuickBooks Desktop sehingga terintegrasi dengan mudah. Namun berhubung tidak tersedia feed untuk bank di Indonesia (saat ini hanya tersedia feed Bank Mandiri), proses pemasukkan data dilakukan secara manual yang rentan dengan kesalahan. Selain itu mereka juga menggunakan data yang berasal dari aplikasi penggajian dan perpajakan untuk dimasukkan ke dalam QuickBooks Desktop. Berhubung semua data yang dibutuhkan dapat berbentuk CSV, Transaction Pro Importer sangat bermanfaat untuk mengurangi risiko kesalahan pada saat pemasukkan data.
Kasus #3 – Sebuah perusahaan baru (startup) telah menggunakan QuickBooks Online selama 2 tahun terakhir. Karena adanya perubahan kebijakan, perusahaan memutuskan untuk migrasi dari QuickBooks Online ke QuickBooks Desktop dengan menambah fitur QuickBooks Private Cloud agar data tetap bisa diakses menggunakan internet. Karena sampai saat ini QuickBooks Online - Global version tidak memiliki fitur untuk migrasi data ke QuickBooks Desktop, mereka menggunakan Transaction Pro Exporter dan Transaction Pro Importer sebagai solusinya.
Saat ini produk Transaction Pro tersedia sesuai dengan platform QuickBooks yang kita gunakan:
Transaction Pro for Desktop (https://transactionpro.grsm.io/qbd)
Transaction Pro for Online (https://transactionpro.grsm.io/qbo)
Berikut rincian masing-masing produk tersebut:
Transaction Pro Importer for Desktop
Produk ini digunakan untuk melakukan impor data ke QuickBooks Desktop. Tipe file yang dapat di-impor antara lain
Excel 2003 – versi terakhir termasuk Excel 365 (.xls, xlsx, .xlsb, dan .xlsm)
Text (.txt and .csv – tab, comma, dan pipe delimited)
Quicken (.qif – hanya data bank)
Microsoft Money (.ofx – hanya data bank)
Access 2003 – versi terakhir termasuk Access 365 (.mdb and .accdb)
SQL Databases dan Queries
ODBC Compliant Databases
Berikut data transaksi yang dapat di-impor:
Bank Statements
Bills
Bill Payments
Checks
Credit Card Charges
Credit Card Credit
Credit Card Statements
Credit Memos
Deposits
Estimates
Inventory Adjustments
Invoices
Item Receipts
Item Receipts with Bill
Journal Entries
Purchase Orders
Receive Payments
Sales Orders
Sales Receipts
Statement Charges
Time Tracking
Transfer (Bank)
Transfer Inventory (hanya untuk QuickBooks edisi Enterprise)
Vendor Credits
Dan berikut data List yang dapat di-impor:
Accounts
Classes
Customers
Employees
Items
Item Assemblies
Item Fixed Assets
Item Groups
Item Sales Taxes
Other Names
Price Levels
Vendors
Transaction Pro Exporter for Desktop
Produk ini digunakan untuk melakukan ekspor data dari QuickBooks Desktop agar data dapat digunakan untuk analisa lanjutan dalam bentuk pelaporan terpisah, sebagai bahan data untuk digunakan di aplikasi lainnya, atau memindahkan data ke file QuickBooks lainnya. Data yang di-ekspor akan memiliki format kolom dengan beragam opsi pengaturan yang dilakukan sebelum proses migrasi dilakukan agar hasilnya sesuai dengan kebutuhan kita. Pilihan bentuk file yang di-ekspor yaitu Excel, CSV, dan TXT. Sedangkan pilihan laporan QuickBooks yang dapat di-ekspor yaitu Journal Report, Invoice with Payments, Transaction Detail Report.
Berikut data transaksi yang dapat di-ekspor:
Bills
Bill Payments
Checks
Credit Card Charges
Credit Card Credit
Credit Memos
Deposits
Estimates
Inventory Adjustments
Invoices
Item Receipts
Journal Entries
Purchase Orders
Receive Payments
Sales Orders
Sales Receipts
Statement Charges
Time Tracking
Transfer (Bank)
Vendor Credits
Dan berikut data List yang dapat di-ekspor:
Accounts
Customers
Employees
Items
Item Assemblies
Item Groups
Other Names
Price Levels
Vendors
Transaction Pro Deleter for Desktop
Produk ini digunakan untuk memudahkan proses penghapusan data secara sekaligus dengan cepat dan aman. Tepat digunakan untuk menghapus data yang tidak sesuai atau salah setelah proses impor sebelumnya atau untuk kebutuhan pembersihkan data dalam jumlah besar.
Berikut data transaksi yang dapat dihapus:
Bills
Bill Payments
Checks
Credit Card Charges
Credit Card Credit
Credit Memos
Deposits
Estimates
Inventory Adjustments
Invoices
Item Receipts
Journal Entries
Purchase Orders
Receive Payments
Sales Orders
Sales Receipts
Statement Charges
Time Tracking
Vendor Credits
Dan berikut data List yang dapat dihapus:
Customers
Employees
Items
Other Names
Vendors
Transaction Pro Importer for QuickBooks Online
Aplikasi ini dijalankan tanpa perlu proses instalasi dan langsung dintegrasikan dengan akun QuickBooks Online kita untuk melakukan proses impor data berformat Excel (termasuk Excel 365). CSV, dan TXT. Proses pemetaan data yang mudah dilakukan sebelum melakukan proses impor untuk data transaksi sebagai berikut
Bank Statements
Bills
Bill Payments
Checks
Credit Card Charges
Credit Card Credits
Credit Memos
Deposits
Estimates
Invoices
Journal Entries
Purchase Orders
Purchases – Cash (Expenses)
Receive Payments
Refund Receipts
Sales Receipts
Time Activities
Transfers (Bank)
Vendor Credits
Dan berikut data List yang bisa di-impor:
Accounts
Classes
Customers
Employees
Locations
Products and Services
Vendors
Transaction Pro Exporter for QuickBooks Online
Aplikasi ini digunakan untuk mengekspor data dari QuickBooks Online menjadi file berformat CSV agar dapat digunakan untuk analisa lanjutan, kebutuhan pelaporan, di-impor ke aplikasi lainnya, atau kebutuhan migrasi data ke akun QuickBooks Online lainnya termasuk konversi data ke QuickBooks Desktop. Data yang di-ekspor dapat diatur sesuai kebutuhan termasuk melakukan perubahan data sebelum proses ekspor dijalankan. Aplikasi ini tidak membutuhkan proses instalasi apapun karena tinggal mengkoneksikannya dengan akun QuickBooks Online. Bentuk file CSV hasil ekspor dapat diubah selanjutnya menjadi format TXT atau XLS sesuai kebutuhan.
Berikut data transaksi yang dapat di-ekspor:
Bills
Bill Payments
Cash Purchases (Expenses)
Checks
Credit Card Charges
Credit Card Credits
Credit Memos
Deposits
Estimates
Invoices
Journal Entries
Purchase Orders
Receive Payments
Refund Receipts
Sales Receipts
Time Activities
Transfers (Bank)
Vendor Credits
Dan berikut data List yang dapat di-ekspor:
Accounts
Classes
Customers
Employees
Locations
Products & Services
Vendors
Transaction Pro Deleter for QuickBooks Online
Aplikasi ini digunakan untuk menghapus data secara sekaligus dalam waktu yang cepat. Cocok diterapkan untuk menghapus data hasil impor yang tidak sesuai atau membersihkan data yang sudah tidak relevan.
Berikut data tranksasi yang dapat dihapus:
Bills
Bill Payments
Credit Memos
Deposits
Estimates
Expenses
Invoices
Journal Entries
Purchase Orders
Receive Payments
Refund Receipts
Sales Receipts
Time Activities
Vendor Credits
Dan berikut data List yang dapat dihapus:
Accounts
Customers
Employees
Products and Services
Vendors
Sebagai catatan, QuickBooks Online tidak mengijinkan data List Customers, Employees, Vendors, atau Product & Services untuk dihapus. Dengan aplikasi ini, status List akan diubah menjadi “inactive” sehingga tidak akan terlihat di dashboard.
Demikian perbedaan umum dari 6 produk yang disediakan Transaction Pro untuk kebutuhan migrasi data di QuickBooks yang kita gunakan. Produk dapat dibeli secara terpisah atau secara bundle agar lebih murah. Tersedia periode ujicoba selama 30 hari yang dapat kita gunakan untuk memastikan kebutuhan perusahaan kita atau hanya untuk penggunaan secara singkat. Peminat produk ini dapat langsung melakukan pembelian sesuai platform QuickBooks yang digunakan melalui alamat situs resmi yang sudah kami informasikan sebelumnya yaitu Transaction Pro for Desktop (https://transactionpro.grsm.io/qbd) atau Transaction Pro for Online (https://transactionpro.grsm.io/qbo). Kami juga dapat membantu melakukan pembelian jika dibutuhkan. Silahkan hubungi kami di info@fiatlux.co.id untuk informasi lebih lanjut.
