QuickBooks 2019 for Mac: Perubahan Sikap Intuit Pada Pengguna Mac

Setelah merilis QuickBooks 2016 for Mac, Intuit memutuskan untuk tidak melanjutkan lagi pengembangannya dan hanya fokus untuk platform Windows yang selalu rutin mengeluarkan versi baru setiap tahun. Banyak orang masih beranggapan bahwa perbedaan mendasar adalah hanya antara QuickBooks Desktop dan QuickBooks Online. Dengan demikian sudah jamak pengguna Mac memiliki kesimpulan yang salah ketika menganggap QuickBooks for Mac memiliki fitur yang serupa dengan versi Windows. Selama 3 tahun terakhir, pengguna Mac terbukti masih tetap enggan untuk menggunakan solusi “Host” agar dapat mengakses QuickBooks melalui browser atau menerapkan solusi “dual boot” atau virtualisasi menggunakan aplikasi seperti Parallels. Sepertinya Intuit akhirnya menyadari bahwa pengguna Mac memang tetap setia dengan perangkatnya.

Untuk pengguna Mac yang masih tetap ingin menyimpan file secara lokal, Intuit telah memberikan banyak pembaharuan dan pengembangan di QuickBooks Mac 2019. Berhubung dukungan Intuit untuk QuickBooks for Mac 2016 akan berakhir di 31 Mei 2019, setidaknya pengguna Mac sudah dapat memiliki opsi lain agar tetap menggunakan QuickBooks. Fokus utama yang Intuit berikan pada versi terbaru adalah terkait modernisasi dan keamanan seperti berikut:

Password

Password dan enkripsi sudah menjadi rutinitas pengguna Mac saat ini. Pengguna Mac sudah tidak bisa lagi memiliki klaim bahwa perangkatnya lebih aman dibanding pengguna Windows atau Linux. Pengguna Mac sudah harus mengunci file QuickBooks yang mereka akses menggunakan password dan informasi yang disimpan akan dienkripsi. Walaupun hal ini bisa dianggap mengganggu, Intuit tidak memiliki opsi lain yang bisa ditawarkan.

Rekonsiliasi laporan bank dan kartu kredit

QuickBooks memiliki fitur yang dapat mengubah sebuah transaksi setiap saat. Namun jika transaksi tersebut telah direkonsiliasi, perbedaan yang terjadi akan sulit dilacak kembali. Pada versi terbaru ini terdapat fitur pelaporan yang dapat melacak perubahan yang terjadi sehingga dapat membantu menemukan adanya keanehan dan kesalahan yang terjadi. Namun bila pengguna melakukan konversi dari versi sebelumnya, pengguna hanya dapat memantau transaksi yang dibuat setelah konversi dilakukan. Untuk transaksi yang sudah direkonsiliasi sebelumnya tidak dapat terpantau menggunakan fitur ini.

Memantau status komunikasi email dengan Customer dan Vendor

Fitur yang sudah tersedia di QuickBooks 2019 ini juga dapat ditemukan di QuickBoks 2019 for Mac. Sebelumnya pengguna harus menyalin sendiri alamat email mereka pada email yang dikirimkan ke Customer dan Vendor agar daapt memantaunya. Pada QuickBooks 2019 terdapat fitur yang dapat menunjukkan informasi kepada pengguna secara otomatis sehingga menjadi lebih transparan dalam memantau aktifitas terkait penggunaan QuickBooks.

Impor data dari aplikasi Square

Pada dasarnya QuickBooks Desktop hanya dapat melakukan impor data dari format CSV dan membutuhkan file IIF jika data yang diimpor berbentuk transaksi. Di lain pihak, saat ini Square merupakan salah satu solusi pembayaran yang popular untuk pengguna iPad dan perangkat bergerak lainnya Namun saat ini Square hanya dapat melakukan ekspor data ke dalam format CSV. Sebagai bentuk dukungan Intuit kepada pihak Square, QuickBooks sudah dapat menerima impor data dari Square dalam bentuk format CSV tersebut.

Perbaikan laman pelaporan

Salah satu fitur penting yang ditawarkan Mac OS adalah terkait tampilan tatap muka (interface). Apple memang sudah dikenal piawai melakukan pendekatan yang berbeda dibanding pengembang platform lainnya sehingga akan mempertegas minat para pengguna apakah menyukainya atau membencinya. Hal ini yang menyebabkan pengguna yang sudah terbiasa dengan Windows harus memiliki minat dan kemampuan yang berbeda ketika menggunakan Mac. Pengembang aplikasi Mac harus menggunakan perangkat dan disain yang berbeda dengan yang biasa digunakan untuk Windows. Pada QuickBooks 2019 for Mac ini, Intuit telah melakukan penyesuaian seiring dengan pengembangan Mac OS yang berevolusi. Permasalahan terkait tabulasi dan data pelaporan sudah diperbaiki sehingga menjadi lebih mudah untuk dibaca.

Berbagi company file menggunakan iCloud

Pengguna produk Apple tentunya sudah mengenal iCloud sebagai fitur penyimpanan melalui cloud yang memiliki konsep yang sama dengan Dropbox atau Google Drive. Pengguna iCloud dapat menyimpan data dan secara otomatis melakukan sinkronisasi dengan penyimpanan di lokal. Hal ini tentunya memudahkan pengguna QuickBooks untuk menyimpan file backup atau dapat mengaksesnya dengan mudah setiap saat dari berbagai lokasi menggunakan internet. Namun harus diingat, pengguna QuickBooks tidak disarankan mengakses file secara bersamaan melalui cara tersebut.

Pada saat seorang pengguna (ABC) membuka file QuickBooks, (ABC) akan secara eksklusif mengakses semua data yang terkandung di dalamnya. Semua perubahan yang dilakukan oleh (ABC) sementara akan tersimpan dalam memory komputernya dan bukan langsung tersimpan di file. Apabila pada saat bersamaan terdapat orang kedua (XYZ) yang membuka file QuickBooks tersebut di iCloud, (XYZ) akan mendapati data terakhir yang sama dengan (ABC) sebelum melakukan perubahan. Kedua pengguna dapat melakukan perubahan data secara masing-masing yang tidak saling mempengaruhi. QuickBooks akan memberitahukan (ABC) yang membuka file apakah (ABC) akan menyimpan perubahan yang telah dilakukan atau mengabaikan perubahan tersebut dengan memilih untuk menggunakan perubahan yang dilakukan oleh (XYZ). Apabila (ABC) memilih opsi kedua berarti (ABC) harus memanggil ulang file QuickBooks untuk melihat perubahan yang telah dilakukan (XYZ). Harap diingat, ketika (ABC) berhasil membuka ulang file tersebut, posisinya sudah bertukar dan berubah menjadi pengguna kedua. Apapun pilihannya, salah satu pengguna harus mengulang semua perubahan yang telah dilakukan. Masalah akan semakin rumit apabila terdapat pengguna ketiga yang juga dapat membuka file secara bersamaan.

Rekomendasi

Apabila pengguna QuickBooks 2016 for Mac ingin upgrade atau pengguna Mac tertarik untuk menggunakan QuickBooks 2019 for Mac pertama kali, silahkan dipertimbangkan hal berikut:

Luangkan waktu mencoba trial license yang tersedia untuk memastikan kebutuhan dan kesiapan perangkat yang dimiliki.
Fitur yang tersedia di QuickBooks for Mac adalah setara dengan QuickBooks Pro namun tidak serupa.
File QuickBooks for Mac tidak bisa dibuka di QuickBooks Desktop dan demikian sebaliknya. Kita harus lakukan proses Round Tripping untuk melakukan konversi file dengan batasan teknis tertentu.
Karena tidak saling kompatibel (sesuai #3), apabila pengguna ingin mengkombinasikan perangkat Mac dan Windows untuk menggunakan QuickBooks secara bersamaan, gunakan solusi Quickbooks Private Cloud.
QuickBooks for Mac hanya memiliki kemampuan untuk bekerja secara bersamaan untuk maksimal 3 pengguna. Apabila ada kebutuhan lebih dari 3 pengguna Mac, gunakan solusi Quickbooks Private Cloud.