Aplikasi PM dan CRM untuk Perusahaan Jasa Yang Menggunakan QuickBooks
Perusahaan jasa biasanya memiliki sumber daya manusia yang lebih sedikit dibanding perusahaan yang menjual produk. Dengan sumber daya manusia yang terbatas tentunya membuat banyak pekerjaan harus bisa dilakukan dengan efisien agar operasional kantor berjalan selaras dengan layanan yang diberikan kepada para klien. Apabila saat ini perusahaan telah menggunakan QuickBooks, ada baiknya juga perusahaan sudah mempertimbangkan untuk menggunakan solusi teknologi pelengkap lainnya untuk fungsi project management (PM) dan customer relationship management (CRM). Berikut beberapa solusi yang dapat dipertimbangkan.
Project Management
Aplikasi PM dapat membantu perusahaan untuk memantau jalannya proyek dan klien. Sebaiknya aplikasi PM yang dipilih sudah mendukung untuk digunakan pada telepon pintar atau komputer dengan kemampuan antara lain:
membuat anggaran berdasarkan klien atau proyek yang dikerjakan
penugasan klien, proyek, dan tugas kepada anggota tim kerja
penjadwalan tenggat waktu dan pengawasan jalannya proyek
melibatkan klien dan anggota tim kerja dalam satu aplikasi
berbagi dan menyimpan dokumen, lembar kerja, dan lainnya secara aman dan mudah
Untuk perusahaan jasa berskala kecil menengah, aplikasi berbasis cloud lebih tepat guna dibanding solusi yang harus diinstalasi dahulu atau bersifat on-premise. Berikut beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan:
Asana – Aplikasi yang menganut sistem kerja sederhana, sehingga mudah dipahami sejak awal penggunaan. Apabila perusahaan belum memilki tim kerja lebih dari 15 orang, aplikasi ini sangat layak untuk digunakan karena memberikan opsi GRATIS. Pengguna dapat membuat beragam proyek dan kelompok kerja tanpa batas, melihat status setiap proyek pada kalendar atau dalam bentuk daftar, dan pencarian tugas kerja berdasarkan nama tugas, nama proyek, atau nama partisipan.
Kita dapat mudah untuk membuat format yang dapat digunakan kembali untuk proyek sejenis sehingga tidak perlu mengulang setiap kali ada proyek baru. Karena Asana berada di cloud maka aplikasi ini dengan mudah akan selalu sinkronisasi dengan telepon pintar dan komputer para pengguna, termasuk terintegrasi dengan ratusan aplikasi berbasis cloud lainnya seperti Salesforce, Google Drive, dan Dropbox.
MS Planner – Apabila saat ini perusahaan menggunakan Microsoft 365, MS Planner layak untuk digunakan. Pengguna dapat membuat perencanaan baru, membangun tim kerja, penugasan kerja, dan memperbaharui status proyek. Setiap perencanaan memiliki tampilan sendiri sehingga pengguna dapat dengan mudah untuk memantau status terakhir. Dengan kemudahaan melalui fitur drag-and-drop, pengguna dapat dengan cepat melakukan pengkategorian tugas, pembaharuan status, atau melakukan perubahan penugasan kerja antara para anggota tim. Aplikasi ini dapat bekerja pada beragam perangkat dan pengguna akan mendapatkan notifikasi melalui email untuk setiap perubahan yang terjadi.
SherpaDesk – Merupakan aplikasi yang sudah masuk dalam kategori Professional Service Automation karena tidak hanya memiliki fitur untuk manajemen proyek saja. Aplikasi ini menyediakan fitur untuk penagihan, manajemen asset, pelaporan data, time tracking, dan help desk atau aplikasi untuk dukungan pelanggan.
Fitur manajemen aset yang tersedia lebih difokuskan untuk pengguna yang tidak memiliki kompetensi di teknologi informasi. Apabila perusahaan membutuhkan fitur manajemen aset yang lebih lengkap namun tidak perlu terintegrasi dengan QuickBooks, pengguna dapat mempertimbangkan Asset Explorer.
Fitur time tracking sangat berguna apabila perusahaan ingin menghitung monetisasi jasa yang diberikan kepada klien sehingga dapat mengirimkan tagihan yang akurat. Fitur tagihan yang tersedia akan terintegrasi otomatis dengan QuickBooks sehingga mengurangi proses kerja secara manual. Apabila pengguna membutuhkan fitur time tracking yang lebih lengkap, perusahaan dapat mempertimbangkan Tsheets, (yang terintegrasi dengan QuickBooks dan memberikan opsi GRATIS untuk 1 pengguna).
Fitur manajemen proyek dari SherpaDesk dapat terintegrasi dengan fitur help desk dan time tracking sehingga pengguna tidak perlu berpindah aplikasi untuk mengaksesnya. Dengan semua kelengkapan fitur yang ditawarkan SherpaDesk, perusahaan dapat memanfaatkan opsi GRATIS untuk 1 pengguna.
Customer Relationship Management
Apabila manajemen proyek yang perusahaan anda terapkan telah berjalan baik namun masih kesulitan untuk mendapatkan peluang bisnis baru, ada baiknya perusahaan mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi CRM. CRM akan membantu perusahaan untuk memantau status, kebutuhan, akun , dan interaksi dengan setiap prospek. Berikut 2 aplikasi CRM yang menggunakan platform cloud yang dapat anda pertimbangkan:
Method: CRM – Walaupun aplikasi ini banyak digunakan oleh perusahaan jasa dalam bidang akuntan dan pembukuan, namun perusahaan jasa di bidang lainnya juga layak untuk mempertimbangkannya. Aplikasi ini menyediakan suatu format “contact form” yang dapat pengguna “tempelkan” di situs perusahaan. Dengan demikian ketika ada prospek yang mengisi “contact form” tersebut, Method akan mengkonversi data yang dimasukkan otomatis ke CRM. Aplikasi ini akan membantu mengelola penjadwalan aktifitas sehingga pengguna dapat dengan mudah menindaklanjuti setiap peluang dan memantau interaksi yang terjadi. Pada saat sebuah peluang berubah menjadi klien, pengguna dapat dengan mudah melakukan sinkronisasi data ke QuickBooks hanya dengan menekan satu tombol. Pengguna tetap dapat mengelola data klien tersebut di Method dan bisa setiap saat melakukan sinkronisasi dengan QuickBooks sehingga menghilangkan pekerjaaan manual. Aplikasi ini juga menyediakan fitur portal yang dapat diakses klien sehingga mereka dapat memantau dan membayar tagihan secara online, termasuk dapat terintegrasi dengan MailChimp untuk membuat dan mengelola pengiriman email secara terstruktur.
Salesforce Essentials – Salesforce merupakan pemimpin pasar CRM dan saat ini mereka telah menyediakan aplikasi yang ditujukan untuk skala usaha kecil menengah. Aplikasi ini menyediakan fitur untuk memantau email, telepon, dan pertemuan secara otomatis menggunakan aktifitas yang tercatat di inbox email. Pengguna juga dapat mengintegrasikan data dari kalendar dan lembar kerja, termasuk mengelola semua informasi pelanggan tanpa berpindah aplikasi. Salah satu kekuatan Salesforce Essentials adalah platform yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan dan pertumbuhan perusahaan.
Informasi lain terkait solusi project management, customer relationship management, maupun Quickbooks, bisa diperoleh di situs dan blog ini.
